Aby skutecznie zarządzać czasem, musimy uświadomić sobie przyczynę jego tracenia. To o wiele łatwiejsze niż czekanie aż ktoś wymyśli sposób na wydłużenie doby. Sprawdź zatem jak efektywnie zarządzać czasem.
Najczęściej wyróżniamy dwie grupy przyczyn tracenia czasu: wewnętrzne i zewnętrzne. Czynniki wewnętrzne czyli te uzależnione od człowieka to przede wszystkim: brak przemyśleń na swój temat, brak świadomości przemijania czasu, brak wiedzy na temat zarządzania czasem oraz pewne cechy osobowości. Druga grupa to czynniki zewnętrzne, wśród których wyróżniamy: np. drogę do pracy, różnego rodzaju zebrania i narady, kolejki w sklepach i urzędach, niespodziewane telefony i wizyty, przeszkody w pracy płynące z otoczenia (zgiełk, gwar), potrzeba czytania prasy codziennej, konieczność oglądania audycji telewizyjnych, awarie urządzeń i instalacji, niepunktualność osób, z którymi współpracujemy.
Kluczem do sukcesu w walce z czasem jest odpowiednie zarządzanie sobą w czasie. Sprowadza się to do planowego i systematycznego wykonywania zadań, zmierzającego do osiągnięcia celów we właściwym czasie. Proces ten obejmuje wyznaczanie celów, planowanie, podejmowanie decyzji, a wreszcie – realizację czyli stworzenie harmonogramu działań dla wykonywanych czynności. Następnie dokonujemy analizy kolejności działań, czasów trwania oraz wymaganych zasobów. Ostatnim procesem jest monitorowanie.
Wielozadaniowość
Aby skutecznie zarządzać czasem, musimy wystrzegać się błędów. Jednym z najbardziej powszechnych jest wielozadaniowość. Badania pokazują, że skupianie się na wielu rzeczach na raz niestety nie jest możliwe. Umysł potrafi koncentrować się tylko na jednej rzeczy. Tak zwana podzielność uwagi, to umiejętność przeskakiwania z jednego tematu na inny. Znacznie częściej posiadają ją kobiety.
Jednak niezależnie od płci, największą efektywność – a więc i oszczędność czasu – można osiągnąć skupiając się na jednym zadaniu. Gdy poświęcasz mu pełną uwagę, zrealizujesz go znacznie szybciej. W sytuacji, gdy w trakcie pracy nad jednym zadaniem przyjdą ci do głowy inne pomysły, czy zostaną zlecone nowe zadania – zapisz je na kartce papieru i zrealizuj później.
Noś zawsze przy sobie notes z miejscem na „zrzuty umysłu”, czyli wszelkie nowe pomysły do rozważenia na później. Dzięki temu będziesz miała klarowny umysł, a jednocześnie żadna myśl ci nie ucieknie.
Zbyt wiele naraz
Gdy zaplanujemy zbyt dużo zadań w krótkim czasu, może się okazać, że tak naprawdę nic nie uda nam się zrobić. Pomocna może być wówczas zasada Pareto, inaczej nazywaną 80/20. Mówi ona, że zaledwie 20% czynności, które wykonujemy, wpływa na 80% rezultatów, które otrzymujemy. Czyli jeśli w ciągu dnia wykonujesz 10 zadań, tylko 2 z nich będą naprawdę ważne i istotne dla Ciebie. Musisz nauczyć się rozpoznawać te najważniejsze i eliminować najmniej ważne. Doba ma tylko 24 godziny i nawet najlepsze systemy zarządzania sobą w czasie nie pomogą jej rozciągnąć.
Plan zadań
Aby nie tracić czasu na bezcelowe zajęcia pamiętajmy o tym, aby planować swój czas i dzielić zadania na bloki tematyczne. Marnotrawienie czasu na drobnostki i bezcelowe zadania nie zbliża cię do najważniejszych celów w życiu i cieszenia się wolnym czasem. Przykładowo, mogą to być bloki nazwane: praca, rodzina, zdrowie, znajomi, hobby. W bloku „rodzina” wpisujesz czas, który spędzasz z rodziną i robisz wszystko co z nią związane. W bloku „praca” koncentrujesz się na wszystkim co związane jest z pracą, czyli codzienne obowiązki, szkolenia, uzupełnianie dokumentów itp. Jeśli bloki są rozbudowane – podziel je na dodatkowe podbloki.
Konieczne jest, abyś uwzględniała przerwy. Są one ważne, ponieważ po godzinie efektywność spada o połowę. Im dłużej wykonujesz jakąś czynność, tym bardziej się męczysz i nie zauważasz, że robisz to mniej skutecznie. Jeśli twoja praca wymaga siedzenia, zwłaszcza przed monitorem komputera – pamiętaj o tym, aby zadbać o zdrowie, w tym o kręgosłup i oczy.
Gdy brakuje priorytetów…
Ludzie sukcesu zawdzięczają swoją pozycję w dużej mierze umiejętności ustalania priorytetów. Najłatwiejszą metodą ustalania priorytetów jest metoda ABC. Jeśli kilka zadań ma podobną rangę, numerujesz je według ważności: A1, A2, A3, B1, B2, etc. Zadania B wykonujesz dopiero, gdy zrealizujesz wszystkie zadania oznaczone literką A. Nie wcześniej! Zadania C – gdy już nie będzie żadnego zadania A i B. Kluczem do odniesienia sukcesu jest poprawne oznaczenie wagi zadań. Plan ten powinien być jak mapa z drogowskazami, dzięki którym trafisz prosto do celu.
Kolejnym krokiem jest podjęcie działania i koncentracja na zadaniu tak długo, aż zostanie osiągnięty cel.
Brak organizacji
Trenowanie pamięci to świetna siłownia dla naszego umysłu. Ogólnie – ćwiczenia dla pamięci są jak najbardziej wskazane, jednak – nie w tym przypadku. Wiele osób wychodzi z założenia, że dzięki zapamiętywaniu swoich obowiązków, trenują swoją pamięć. Proponuję jednak, aby zawsze myśleć z długopisem lub ołówkiem w ręce. Twórz listy zadań na konkretny dzień, tydzień, miesiąc, rok. Zapisując zadanie lub określając swój cel, stają się one realne. Tworzysz wówczas coś, co można zobaczyć i przekonujesz świadomość, że jest to dla ciebie ważne i wykonalne.
Ludzki umysł działa jak komputer. Cele i zadania, które są tylko w głowie powodują stratę energii. To tak, jak komputer, który wszystkie informacje przechowuje w pamięci podręcznej – RAM, zamiast zapisywać je na dysku twardym. Zbyt duża ilość informacji w buforze powoduje obniżenie efektywności i zawieszanie się systemu. Ludzki umysł niestety działa tak samo. Gdy zapiszesz zadania na papierze, oczyścisz swój umysł i będziesz mogła skoncentrować się na najważniejszym – realizacji zadań i celów!
Zawsze ustalaj i zapisuj do kiedy wykonasz konkretne zadanie. Ustal, ile czasu potrzebujesz na wykonanie danego zadania i kiedy możesz go wykonać. Zapisz dokładną datę, czasami nawet godzinę. Dzięki temu szybciej wykonasz swoje zadanie, a termin (deadline) będzie rzeczywistym punktem odniesienia dla podświadomości.
Później…
Odkładanie rzeczy na później to największy zabójca planów i celów. „Później” to jedyny dzień, który nigdy nie nadchodzi. Jeśli sporządziłaś już plan działania, natychmiast przejdź do realizacji. Im wcześniej zaczniesz, tym wcześniej skończysz. Nawet prosty plan który zaczynasz realizować ma większą wartość, niż najlepiej obmyślana strategia, która tylko leży na biurku.
Porządek
Ponoć porządek jest dobry dla nudziarzy, bo tylko geniusz potrafi się odnaleźć w bałaganie. Jednak istnieje wiele badań, które temu przeczą. Wyniki pokazują, że osoby pracujące na nieuporządkowanym biurku, tracą przeciętnie półtorej godziny dziennie. Czas ten poświęcają na rozpraszanie swojej uwagi rzeczami zalegającymi na biurku oraz na szukaniu potrzebnych przedmiotów. Tygodniowo to aż 7,5 godzin, czyli prawie cały dzień pracy.
Jeśli już wiesz, co oddala cię od sprawnego zarządzania czasem, pozbądź się złych nawyków i zastąp je prawidłowymi wzorcami zachowań. Powodzenia!
