Dziś większość konferencji zapamiętywana jest z powodu dobrej atmosfery. Owszem, to bardzo ważne, ale nie wolno przy tym zapominać o profesjonalizmie i wymiarze zawodowym, co niestety wciąż się zdarza. W urządzeniu konferencji przyjemnej i owocnej bardzo pomaga wybór odpowiedniego miejsca.
Atmosfera ma znaczenie
Bez przyjemnej atmosfery z pewnością nie da się urządzić dobrej konferencji w żadnej branży. Dlatego większość najlepszych obiektów konferencyjnych znajduje się w górach lub nad Bałtykiem jak na przykład https://www.starydziwnow.pl/konferencje/. To jest właśnie ten wymiar niezawodowy, który jednak w znacznej mierze wpływa na odbiór wydarzenia, pozwala się zrelaksować po pracowitym dniu czy odbyć krótką wycieczkę w ciekawe miejsce. Jednak konferencje organizuje się zawsze po to, by przekazać ważne informacje lub rozpocząć dyskusję. Jeśli poza przyjemnym otoczeniem obiekt nie zaoferuje niczego więcej, to tego celu nigdy nie uda się zrealizować.
Wyposażenie i przygotowanie
Doradcy wspomnianego już kompleksu w Dziwnowie na podstawie własnego doświadczenia podpowiadają, że najowocniejsze konferencje odbywają się w lepiej przygotowanych wnętrzach, przy czym chodzi tu o przygotowanie techniczne. Wygodna, funkcjonalna przestrzeń z możliwością korzystania z odpowiedniego sprzętu do projekcji, a jeśli trzeba, to również oświetlenia i nagłośnienia bardzo pomaga w profesjonalnej wymianie poglądów.
Należy też wspomnieć, że konferencje nie zaczynają się na sali, tylko przy recepcji. Trzeba więc zadbać o przyjęcie gości, udzielenie im właściwych informacji czy pomoc w znalezieniu sali, czy innych pomieszczeń. Wbrew pozorom jest to spore wyzwanie nawet przy niedużych konferencjach, szczególnie jeśli zaproszone na nie są osoby z różnych krajów.
Praca po konferencji
Kiedy skończą się już oficjalne spotkania, zaczynają kwitnąć kuluarowe interesy. Dlatego ważne jest całe tło konferencji – dostęp do części basenowo-saunowej, kawiarni, szybkiego internetu an terenie całego kompleksu. To wszystko jest potrzebne, by kontakty nawiązane na konferencji, szybko sformalizować i wykorzystać biznesowo, na co liczą zwykle wszyscy goście. Tymczasem w wielu tanich lokalizacjach uznaje się, że wraz z zakończeniem prezentacji kończy się część biznesowa, a zaczyna się rozrywka. Tak nie nigdy nie jest i jeśli nie zadba się o to, aby każdy z gości mógł pracować i wypoczywać w swoim stylu i w swoim rytmie, to owoce konferencji będą w najlepszym wypadku mierne.
Oceniając obiekt konferencyjny, warto zawsze patrzeć na sprawę jak najszerzej – różni goście mają różne potrzeby i często od ich zaspokojenia, nawet jeśli nie mają bezpośredniego związku z samą konferencją – zależy sukces całego wydarzenia.
