Office Manager, czyli kierownik biura, to osoba, która jest jego „mózgiem”. Przypada jej koordynacja działań pracowników, reprezentowanie firmy w kontaktach zewnętrznych oraz nadzorowanie wszystkich tych elementów, dzięki którym biuro będzie funkcjonować sprawnie i w optymalny sposób. Najlepiej, aby osiągnąć maksymalne efekty przy minimalnych nakładach własnych, więc kierownik ma również pieczę nad budżetem firmy.
Kto powinien zostać office mangerem?
Mówiąc w skrócie, niezbędne cechy dobrego office managera to: dobre umiejętności organizacyjne, komunikatywność, planowanie, znajomość ekonomii oraz umiejętność szybkiego podejmowania decyzji.
Organizacja przede wszystkim
Umiejętności organizacyjne są niezbędne do takich podstawowych dla sprawnego funkcjonowania biura jak rozdział zadań pomiędzy pracowników, wyznaczanie terminów ich realizacji oraz nadzorowanie postępów w wykonywanych działaniach. Ponadto kierownik musi dobrze skoordynować działania wykonywane przez podwładnych tak, aby współgrały z zadaniami powierzonymi firmom zewnętrznym czy innym działom tej samej organizacji.
Komunikatywność i planowanie
Dlatego właśnie komunikatywność jest niezbędna w rozmowach z podwykonawcami i klientami, a także przy nawiązywaniu nowych kontaktów handlowych. Planowanie jest zrozumiałe samo przez się – to koordynacja działań pracowników oraz wyznaczanie terminów wykonania danych zleceń.
Dobre planowanie budżetu i szukanie oszczędności
Natomiast znajomość ekonomii jest niezbędna, aby wprowadzać rozwiązania, które pozwolą uniknąć zbędnych wydatków. Tu dobrym przykładem są zamienniki do drukarki – ich nabycie dla biura pozwala zaoszczędzić na kosztach, jakie generują tusze i tonery oryginalnych marek. Choć wydaje się, że druk nie pochłania wielu kosztów, to jednak zmniejszając czcionkę w drukach firmowych nawet o jeden tylko punkt, można osiągnąć spore oszczędności – tusze zużywają się w mniejszym stopniu, dzięki czemu rzadziej trzeba kupować nowe.
Zimna krew
Jeśli chodzi o podejmowanie decyzji, tu niezbędny jest człowiek, który szybko przeanalizuje sytuację i wybierze najkorzystniejsze dla biura działania. O ile wspomniane wcześniej zamienniki do drukarki to rzecz, jaką można wprowadzić w każdej chwili, mając dużo czasu na spokojną analizę wydatków, o tyle mogą zdarzać się sytuacje wymagające szybkich decyzji – office manager musi być człowiekiem, który jest odporny na stres i nie da się wytrącić z równowagi przez niesprzyjające okoliczności, z których będzie potrafił znaleźć najlepsze wyjście.
