Budowa systemu motywacyjnego jest projektem czasochłonnym, skomplikowanym i wymagającym zaangażowania wielu osób. Jego wdrożenie nie jest czynnością jednorazową. System musi być ciągle monitorowany i rozwijany.
Etapy budowy systemu motywacyjnego
Budując system motywacyjny, należy pamiętać, że powinien on:
- uwzględniać strategię firmy;
- wspierać wartości preferowane przez firmę i uwzględniać stosowane w firmie style zarządzania, kulturę organizacyjną;
- uwzględniać sytuację finansową firmy;
- być spójny wewnętrznie;
- zawierać różnorodne elementy oddziaływania na pracowników;
- być dopasowany do indywidualnych potrzeb pracowników;
- być odpowiednio szeroko skonsultowany z zarządem i kierownictwem firmy;
- być sformalizowany, np. w postaci regulaminów;
- być odpowiednio zakomunikowany pracownikom;
- uwzględniać działania konkurencji, branży i rynku lokalnego w obszarze systemów motywacyjnych;
- być dynamicznie rozwijany w czasie zależnie od zmieniających się warunków wewnętrznych i zewnętrznych firmy.
Ponadto, każdy element zastosowany w systemie motywacyjnym powinien być użyty świadomie.
Oto etapy budowy i wdrożenia systemu motywacyjnego:
- określenie najważniejszych celów wprowadzenia systemu (ze szczególnym uwzględnieniem misji firmy, strategii firmy, strategii personalnej, kultury organizacyjnej);
- konsultacje z zarządem i kierownictwem, ewentualnie związkami zawodowymi (jeśli funkcjonują w firmie) ich oczekiwań względem systemu motywacyjnego;
- ewentualne zorganizowanie dla kadry kierowniczej szkolenia pt. „motywacja pracowników”, co zapewni lepsze zrozumienie procesu, konieczności wdrożenia systemu oraz ułatwi komunikację dzięki ujednoliceniu używanych pojęć;
Fot. Fotolia.com - identyfikacja i analiza potrzeb pracowników, np. poprzez badania ankietowe, rozmowy indywidualne z pracownikami itp.;
- ustalenie powiązań między systemem motywacyjnym a pozostałymi elementami strategii personalnej, jak system ocen okresowych, system planowania ścieżek kariery itp.;
- przedstawienie koncepcji systemu motywacyjnego kierownictwu firmy;
- uzyskanie aprobaty kierownictwa (związków zawodowych), zapewnienie sobie ich wsparcia w procesie wdrożenia systemu;
- przygotowanie odpowiednich regulaminów, instrukcji;
- zatwierdzenie dokumentów przez odpowiednie organy w firmie;
- przeszkolenie kierowników z zasad i procedur motywacyjnych;
- zastosowanie narzędzi motywacyjnych;
- obserwacja działań i zachowań pracowniczych, ocena wyników pracy;
- ocena skuteczności poszczególnych narzędzi motywacyjnych i wyciągnięcie wniosków;
- prezentacja badań i wniosków dla kierownictwa;
- wprowadzenie ewentualnych zmian do systemu po uprzedniej konsultacji z kierownictwem firmy.
Powiązanie systemu motywacyjnego ze strategią firmy
Najlepiej teoretycznie skonstruowany system motywacyjny może spowodować poważny kryzys organizacji, jeśli nie tylko nie wspiera przyjętej przez firmę strategii, ale działa przeciwnie do zamierzeń osób odpowiedzialnych za kształtowanie strategii.
Przykład:
W firmie X opracowano system motywacyjny zakładający taką samą wartość nagrody za wartość sprzedaży na wszystkich rynkach, na których firma prowadzi działalność. Konstrukcja taka jest błędna, ponieważ promuje w jednakowym stopniu sprzedaż na rynku, z którego firma chce się wycofać oraz na rynku, na którym firma chce bardzo agresywnie zaistnieć.
Powiązanie systemu motywacyjnego z kulturą organizacyjną firmy
Podobnie jak w przypadku strategii firmy, przy kształtowaniu systemu motywacyjnego nie wolno zapominać o uwzględnieniu kultury organizacyjnej firmy. Wiele jej elementów takich jak:
- cechy firmy (historia, stan zatrudnienia, etap cyklu życia),
- charakterystyka zatrudnionych w niej osób (płeć, wykształcenie, wiek, zróżnicowanie),
- wpływ otoczenia na kulturę,
- style zarządzania funkcjonujące w firmie,
- kodeks wartości wyznawanych przez firmę (pisany lub niepisany kodeks etyczny firmy),
- stopień centralizacji, formalizacji i hierarchizacji,
- wpływa na wybór narzędzi motywacyjnych, które mogą zostać wykorzystane przy konstruowaniu systemu.
Przykład:
W przypadku autorytarnego stylu zarządzania, ukierunkowanego na ścisłe wykonywanie poleceń wprowadzenie nagrody za samodzielne wykonywanie zadań nie ma sensu. Stanowi wysyłanie sprzecznego komunikatu do pracowników co do oczekiwań firmy względem nich.
Firmy mogą stosować wiele metod zarządzania, np. zarządzanie kompetencjami, zarządzanie przez cele, zarządzanie jakością. W zależności od wybranej metody inne będą narzędzia motywacyjne. Zarządzanie kompetencjami sprzyja wykorzystaniu nagród za podnoszenie kwalifikacji zawodowych, za uczestnictwo w szeregu projektów. Jeśli w firmie wykorzystywane jest zarządzanie przez cele, system motywacyjny powinien wspierać je poprzez nagradzanie terminową i rzetelną realizacją celów i zadań. Z kolei system motywacyjny w organizacji stosującej zarządzanie jakością nagradzać powinien pracę wysokiej jakości, inicjatywę pracowników, skierowaną na podnoszenie standardów pracy i wykonania produktów itp.
Rola komunikacji w procesie budowy systemu motywacyjnego
Sprawnie działający dwukierunkowy system komunikacji wewnętrznej jest doskonałym narzędziem motywacyjnym. Praktycy zarządzania podnoszą wręcz, że bez dobrze funkcjonującej komunikacji wewnętrznej w firmie nie możliwe jest stosowanie jakichkolwiek systemów motywacyjnych. Pracownik, który nie zna misji, strategii i celów działania firmy, nie rozumie znaczenia zadań, jakie mu powierzono, nie otrzymuje informacji zwrotnej dotyczącej oceny wykonania przez niego zadań i jego zachowań, któremu nie są dostarczane podstawowe informacje o klientach, produktach i sytuacji rynkowej i finansowej firmy może mieć poczucie zagubienia, jest niepewny swojej przyszłości w organizacji, nigdy nie będzie właściwie umotywowany do zaangażowania się w realizację celów firmy, których nie zna, bądź nie rozumie. Każdy lubi, kiedy docenia się jego pomysły i propozycje. Dlatego tak ważne jest, aby pracownicy mogli wypowiadać się na różne tematy związane z ich zadaniami i organizacją pracy.
Tylko słuchając pracowników pracodawca może wykorzystać cenne inicjatywy pracownicze, zapewniając jednocześnie organizacji dalsze zaangażowanie pracowników. Nie wolno więc zapominać, że komunikacja to nie tylko informacje płynące z góry na dół, ale także z dołu do góry. Praktyka wykształciła wiele metod na aktywizowanie pracowników do komunikowania swoich pomysłów, oczekiwań, np. ankiety badające zadowolenie pracowników, skrzynki pomysłów, forum dyskusyjne, koła jakości itp.
