„Biorę urlop i zostawiam wszystko” – tak chciałaby powiedzieć każda szefowa przed wakacjami. Niestety dobrze wiemy, że taki scenariusz nie jest możliwy. Przed urlopem jako odpowiedzialna szefowa powinnaś rozdzielić zadania i wyznaczyć zastępcę. Ale to tylko część obowiązkowych punktów na liście… W jaki sposób powinnaś przygotować swoich podwładnych do twojej nieobecności? Jak sama powinnaś się przygotować?
Oto 5 najważniejszych punktów, które pomogą ci w zorganizowaniu pracy pod twoją nieobecność w firmie i uwolnią od zbędnych myśli na temat w pracy, kiedy będziesz na urlopie.
- Wyznacz zastępcę pod twoją nieobecność.
- Przekaż współpracownikom informację o twoim urlopie.
- „Nie wysyłajcie do mnie wiadomości, które mnie nie dotyczą”.
- Ustaw autoresponder.
- Rozlicz dokumenty, faktury, delegacje, raporty.
Wyznacz zastępcę pod twoją nieobecność
Minimum na kilka dni przed twoim urlopem, wyznacz osobę, która będzie cię zastępować. Spotkaj się z nią na osobności i przekaż jej najważniejsze informacje. Przygotuj listę z rzeczami, które muszą być zrobione podczas twojego urlopu, zrób listę spotkań, podczas których twój zastępca będzie ciebie reprezentował, przekaż jej listę kontaktów, które mogą mu się przydać.
Przekaż współpracownikom informację o twoim urlopie
To bardzo ważne, żeby twoi podwładni wiedzieli, że idziesz na urlop. Muszą zostać poinformowani o tym, że nie będzie z tobą kontaktu oraz o tym, kto będzie cię zastępował.
Przed urlopem (minimum tydzień przed) wyślij również maila z prośbą do twoich współpracowników, aby zgłosili się do ciebie jak najszybciej z ewentualnymi nierozwiązanymi sprawami, które są najpilniejsze.
„Nie wysyłajcie do mnie wiadomości, które mnie nie dotyczą”
Poproś twoich współpracowników, aby w trakcie twojej nieobecności nie dołączali cię do konwersacji, które cię nie dotyczą. Dlaczego? Wyobraź sobie skrzynkę mailową po twoim urlopie, a w niej 1000 nieodczytanych maili…
Ustaw autoresponder
Przed urlopem ustaw autoresponder na służbowej skrzynce. Powinien zawierać podstawowe informacje:
- Informację, w których dniach nie będziesz dostępny,
- Czas, do kiedy adresat może spodziewać się od ciebie odpowiedzi,
- Kontakt do osoby, która zastępuje cię podczas twojej nieobecności.
Podobnie zrób z telefonem służbowym – nagraj wiadomość głosową z wyżej wymienionymi informacjami.
Rozlicz dokumenty, faktury, delegacje, raporty
To bardzo ważne, aby przed urlopem każda szefowa rozliczyła wszystkie dokumenty. To że jesteś na urlopie, nie oznacza że np. twoi pracownicy mogą poczekać dłużej na wypłatę albo kontrahenci na swoje pieniądze.
