Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu nowego pracownika powinnyśmy zadbać o jego efektywne wdrożenie do pracy. Powszechnie jest wiadomo, że nowi pracownicy wymagają szczególnego wprowadzenia. Ono zapewnia, że mogą w pełni wykorzystać w nowej organizacji swój potencjał i doświadczenie określone podczas rekrutacji.
Etap 1. Określenie procedury wdrożenia
W efektywnym wdrożeniu pracownika pomaga przygotowana wcześniej procedura. Zapewnia ona również usystematyzowanie i kontrolę nad poszczególnymi etapami wdrożenia. Pomaga także w zachowaniu identycznego wdrożenia dla tego samego stanowiska.
Wdrażany pracownik zazwyczaj z bezpośrednim przełożonym (na podstawie procedury wdrożenia) ustalają konkretne kroki i czas ich realizacji.
Etap 2. Zapoznanie pracownika ze specyfiką stanowiska
Na tym etapie nowy pracownik poznaje wszystkie elementy opisu stanowiska:
- strukturę organizacyjną,
- cel stanowiska,
- zakres zadań dla stanowiska wraz z głównymi zadaniami właściwymi dla niego,
- wskaźniki efektywności dla stanowiska.
Poznaje również oczekiwania co do kompetencji – jakie kompetencje (osobowe i specjalistyczne) są oczekiwane od niego oraz na jakim poziomie.
Na podstawie oczekiwań i wyników jakie uzyskał pracownik podczas rekrutacji określa się elementy kolejnego etapu wdrożenia pracownika.
Etap 3. Określenie pracownikowi celów na okres próbny
Dla zapewnienia efektywnego wejścia w organizację nowego pracownika warto określić konkretne cele na czas jego wdrożenia. Są to przede wszystkim cele rozwojowe. Dotyczą one obszarów zdiagnozowanych podczas rekrutacji jako tych, które umożliwiają wypełnianie zadań na danym stanowisku, ale wymagają szybkiego wzmocnienia. Pozostałe to cele operacyjne związane z uzyskaniem konkretnych wskaźników operacyjnych. Pomogą one także określić efektywność procesu rekrutacji. Dla każdego z celów określamy także:
- rangę celu – w przypadku więcej niż jednego celu (który jest ważniejszy),
- kryterium wykonania – kiedy uznamy, ze cel został osiągnięty,
- termin realizacji – ile czasu pracownik ma na osiągniecie celu,
- poziom realizacji – według ustalonych wskaźników.
Etap 4. Zapoznanie pracownika ze specyfiką firmy
Kolejny krok jest ściśle związany z poznaniem specyfiki firmy przez nowego pracownika. Do najważniejszych informacji możemy zaliczyć:
- politykę firmy – strategię biznesową,
- procesy i procedury,
- standardy pracy w firmie,
- misję, wizję i wartości firmy,
- strukturę firmy: skład Zarządu, strukturę strategicznych działów i ich celów,
- produkty i usługi,
- systemy wspierające w firmie – HR (systemy kompetencyjne, ocena pracowników, systemy motywacyjne itd.),
- praktykę w strategicznym dziale – spędzenie kilku dni na obserwacji w strategicznym dziale. Część firm decyduje się na staże trwające jeden bądź pół dnia w każdym z najważniejszych działów w firmie.
Etap 5. Zorganizowanie pracownikowi spotkań z partnerami biznesowymi i przedstawicielami strategicznych działów
Kolejnym etapem powinno być przedstawienie nowego pracownika wszystkim jego partnerom biznesowym. Takie wprowadzenie pracownika ułatwia kontakt z osobami, z którymi najczęściej będzie pracował. Jest to także doskonały moment na rozpoczęcie współpracy.
Dobrą praktyką firm jest umawianie kandydata na indywidualne spotkania z przedstawicielami strategicznych działów. Podczas nich nie tylko otrzymuje informacje na temat funkcjonowania poszczególnych komórek ale też poznaje innych pracowników firmy. W początkowym okresie funkcjonowania pracownika w firmie klarowna informacja dotycząca kontaktowania się z odpowiednimi osobami w określonych sytuacjach jest najważniejsza.
Podnosi to poczucie bezpieczeństwa pracownika a tym samym komfort pracy.
Etap 6. Zorganizowanie szkoleń wdrożeniowych
Sposób dostarczania wiedzy o organizacji jak również wspieranie pracownika w osiągnięciu celów może odbywać się w różny sposób. Zazwyczaj są to spotkania indywidualne z bezpośrednim przełożonym lub przedstawicielami różnych komórek. Często także wykorzystuje się w tym celu szkolenia wstępne. Ich celem jest dostarczenie wiedzy ale też umiejętności niezbędnych do szybkiego rozpoczęcia pracy przez pracownika. Są to:
- szkolenia w klasie – dotyczą one przede wszystkim ogólnych informacji o firmie – strategii, struktury, misji i wartości. Pojawiają się również szkolenia zorientowane na kompetencje miękkie np.: związane ze standardami obsługi jak i inne menadżerskie np.: prowadzenia coachingu, motywowania itd.
- szkolenia praktyczne – polegają na tym, że pracownikowi – na czas wdrożenia – przydziela się bardzo doświadczonego pracownika („opiekuna”, „mentora”). Zadaniem mentora jest pokazanie nowemu pracownikowi na czym polega praca operacyjna. Najważniejszą techniką jaką posługują się opiekunowie jest instruktaż. Pełny instruktaż składa się z trzech kroków, które najłatwiej zapamiętać jako zasadę trzech P: Powiedz, Pokaż, Przećwicz. Pozawala ona pracownikowi zarówno wyobrazić sobie całość ćwiczonego zadania, przyjrzeć się mu z boku, poznać przykład i przećwiczyć.
Krok 1. POWIEDZ
Instruktaż zaczyna się od dobrze sformułowanej instrukcji. Poniżej przedstawiono strukturę instrukcji:
1) określenie rezultatu działania opisanego w instrukcji,
2) powiedzenie (opisanie) tego w zwięzły, zrozumiały i jednoznaczny sposób. Mentor formułuje instrukcję w krokach lub punktach. Jeśli punktów jest dużo, stara się grupować je w większe całości (etapy),
3) sprawdzenie zrozumienia instrukcji przez pracownika. Mentor pyta, słucha, odpowiada na pytania i prosi o powtórzenie instrukcji.
Krok 2. POKAŻ
Na tym etapie mentor daje pracownikowi przykład, który pozwoli wyobrazić sobie jak wykonanie zadania wygląda w praktyce. Ten krok instruktażu umożliwia uczenie się poprzez modelowanie, czyli obserwowanie prawidłowo wykonanego zadania.
Krok 3. PRZEĆWICZ
Mentor zachęca do działania i obserwuje jego przebieg. Koryguje błędy i odpowiada na pytania.
Pamiętaj! Podczas wdrożenia warto wziąć pod uwagę nie tylko oczekiwania organizacji co do wdrożenia pracownika ale też jego predyspozycje i potrzeby.
