Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji związanych ze sprawami kadrowo-płacowymi. Przepisy dotyczące polityki kadrowej często ulegają zmianie, dlatego pracodawca zobligowany jest do korzystania z najnowszych obowiązujących przepisów.
Dane, których może wymagać pracodawca
Dane, które można żądać od pracownika zawarte są w Kodeksie Pracy art. 221. Pracodawca ma prawo uzyskać od kandydata ubiegającego się o stanowisko następujących informacji: imienia i nazwiska, daty urodzenia, miejsca zamieszkania, wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Poza tym, ma on prawo żądać imion i dat urodzin dzieci pracownika, by mógł korzystać z ulg związanych z wykonywaną pracą. Dodatkowo, pracodawca może zażądać numeru PESEL. Jeśli osoba zatrudniająca chce uzyskać informacje niezawarte w artykule KP, musi wystąpić do kandydata o zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
Dokumenty kadrowe – spis
Akta osobowe każdego pracownika składają się z trzech części. Tzw. część A, dotyczy dokumentów odnoszących się do ubiegania się kandydata o stanowisko w firmie. Część B dotyczy trwającego stosunku pracy, a część C zawiera informacje i dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia. Najczęstszym błędem, który zostaje ujawniony podczas kontroli są braki dokumentów. W wielu przypadkach nie ma zaświadczenia o odbyciu szkolenia BHP, okresowych badań lekarskich, informacji dla pracownika o warunkach zatrudnienia oraz zmian dotyczących warunków pracy. Dokumenty w aktach muszą być odpowiednio uporządkowane – chronologicznie według wpinania do akt osobowych. Poza tym, każda część powinna zawierać opis znajdujących się w niej dokumentów. Trzeba pamiętać, że w aktach osobowych muszą znajdować się kopie lub odpisy dokumentów, nie wymaga się oryginałów. Pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt osobowych pracowników. Jeśli nie wywiązuje się on z tego zadania, albo robi to w sposób niewłaściwy grozi mu kara grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł. Poza tym, osoba, która rekrutuje kandydatów na stanowiska musi zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem oraz dostaniem się ich w niepowołane ręce. Dodatkowo, warto pamiętać, że pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących pracowników przez 50 lat, od momentu ustania stosunku pracy. Pracownik na wniosek, ma prawo wglądu do własnych akt osobowych.
Programy IT – ułatwienie prowadzenia dokumentacji kadr i płac
Jak widać, prowadzenie dokumentacji kadr nie jest wcale takie proste i wymaga od pracownika skrupulatności i śledzenia najnowszych ustaleń prawnych w tej dziedzinie. Nie mniej jednak ogromnym ułatwieniem jest obecnie program kadrowo płacowy, który automatyzuje i przyspiesza pracę. Rozwiązania IT umożliwiają generowanie akt online, teczek trójdzielnych, szybkie wyliczenie składek i list płac. Dodatkowo programy IT automatycznie wysyłają e-deklaracje do MF i ZUS. Nie da się ukryć, że taki program jest niezwykle użyteczny i z pewnością sprawdzi się w każdej firmie. Możliwość gromadzenia dokumentów wirtualnych usprawnia prowadzenie teczek osobowych i przyspiesza proces rekrutacyjny. Z pewnością, warto zainwestować w takie rozwiązania dla swojego przedsiębiorstwa.
