W każdej firmie codziennie przybywa dokumentacji. Mimo cyfryzacji jest jej coraz więcej. Każda firma dysponuje jakimś określonym i niestety ograniczonym miejscem na składowanie dokumentacji. Co jednak, gdy tego miejsca jest naprawdę mało, w jaki sposób zabezpieczyć narastającą dokumentację oraz jak stwierdzić czy dane zawarte w nich powinny być jeszcze przechowywane czy już nie. Poniżej przedstawione zostały odpowiedzi na takie i podobne pytania.
Cała dokumentacja może być archiwizowana, jednak trzeba to robić, gdy ma się odpowiednią wiedzę i czas. Jeżeli przedsiębiorstwo nie dysponuje wykwalifikowanym archiwistą może wynająć firmę, która zajmie się kompleksowo archiwizacją. W zależności od tego jaką firmę wynajmiemy możemy liczyć nie tylko na samo uporządkowanie dokumentów, ale i na ich przechowywaniu. Dodatkowo można zlecić również niszczenie dokumentów i nośników danych lub wręcz odwrotnie odzyskiwanie pewnych utraconych danych. Niektóre firmy dysponują również magazynami, w których mogą przechowywać w odpowiedni sposób dokumentację firmy, dla której pełni usługi.
Z dokumentacji takiej można nadal korzystać po wcześniejszym ustaleniu z wynajętą firmą archiwizacyjną. Archiwizacja poczty oraz wszelkiego rodzaju dokumentacji jest dla wykwalifikowanego archiwisty pestką. Dobrze wykonana usługa zakończy się odpowiednio uporządkowanymi dokumentami. Coraz więcej firm archiwizacyjnych podejmuje się digitalizacji dokumentów, jest to zapisanie ich w formie elektronicznej (na przykład skanowanie), co daje nam pewność, ze dane nie zostaną przypadkowo utracone. Po zakończeniu procesu archiwizacji łatwo można odszukać potrzebny dokument, dzięki wykonanej przez archiwistę paginacji oraz uporządkowaniu tematycznemu czy alfabetycznemu.
Archiwizacja dokumentacji to ważny proces, dzięki któremu firma zyskuje miejsce na nową dokumentację. Dodatkowa możliwość korzystania z dokumentacji zarchiwizowanej jest naprawdę przydatna, bo czasami potrzebne są dokumenty z kilku lat wstecz. Usługa digitalizacji natomiast to coraz częściej stosowana metoda, dzięki której łatwiej również odnaleźć dokument, który naprawdę nas interesuje. Ostatecznie po rozpoznaniu i odłożeniu dokumentacji, która nie spełnia już żadnych funkcji archiwista podda ją brakowaniu, czyli całkowitemu zniszczeniu.
