Pracownik wyjeżdżający w delegację służbową to dla działu księgowości konieczność pilnowania różnych dokumentów, wydawanych na potwierdzenie zakupu usługi hotelowej czy opłacenia przejazdu. Równie istotne przy planowaniu podróży służbowej jest naliczanie diety, której wysokość reguluje rozporządzenie Ministra Pracy.
Różnice pomiędzy podróżą krajową a zagraniczną sprowadzają się w dużej mierze do waluty, w jakiej jest rozliczany cały wyjazd oraz wypłacona dieta. Są jednak firmy, które wypłacają pracownikom dietę na wyjazd zagraniczny przeliczając walutę na PLN, jednak w tym przypadku niezbędna jest zgoda pracownika na takie przewalutowanie. W przypadku wyjazdów zagranicznych warto pamiętać o tym, że jeżeli w czasie zagranicznej podróży służbowej pracownik korzystał z ekwiwalentu na wyżywienie, a będzie on niższy niż wysokość diety wyliczona na podstawie rozporządzenia, to pracownikowi należy wypłacić wyrównanie do wysokości wyliczonej diety.
W zależności od przyjętej praktyki za rezerwację hotelu może odpowiadać sam pracownik, jednak wiele firm korzysta z usług serwisów, które oferują firmom dodatkowe zniżki przy rezerwacjach oraz umożliwiają dokonywanie zmian w rezerwacjach lub ich odwoływanie bez ponoszenia dodatkowych kosztów z tego tytułu.
Jeśli chodzi o środek transportu, to jego wybór w przypadku podróży służbowych zależy zawsze od pracodawcy, który może również zapewnić pracownikowi bilety niezbędne do wyjazdu. Natomiast pracownik ma prawo do ryczałtu w kwocie równoważnej 10% diety i są to środki na pokrycie kosztów dojazdu z hotelu do dworca lub na lotnisko. Jeśli jednak pracownik udał się w podróż służbową samochodem służbowym lub też gdy ma zapewniony dojazd przez stronę zapraszającą, wówczas traci on prawo do ryczałtu.
Dieta zagraniczna może być wypłacona w formie zaliczki przed wyjazdem lub też po odbyciu podróży służbowej. W obydwu przypadkach, jeśli oczywiście pracownik wyraził na to zgodę, może ona być wypłacona w złotówkach, przy czym istotny jest kurs NBP, po którym jest ona rozliczana. Będzie to zawsze kurs z ostatniego dnia roboczego przez dniem wypłaty środków pieniężnych.
