Formalności przytłoczyły niejednego przedsiębiorcę, zabierając czas, który mógł poświęcić na rozwój firmy. Są czasochłonne, zabierają energię i generują dodatkowe koszty. Odejście od zawierania umów w sposób, do jakiego wszyscy się przyzwyczailiśmy, może przyspieszyć pracę na dokumentach o ponad połowę. Nie wszyscy jednak wiedzą, że podpisywanie umów online jest zgodne z prawem, dużo tańsze od tradycyjnej drogi i może znacząco przyczynić się do poprawy wizerunku biznesu.
Jeśli prowadzisz działalność, wiesz, że jej nieodłączną część stanowi zawieranie umów z różnymi podmiotami. Zdajesz sobie sprawę, jak czasochłonne bywa to zajęcie – już samo przygotowanie wzoru umowy zajmuje czas, do tego dochodzi uzupełnienie danych kontrahenta, ewentualne negocjacje postanowień kontaktu, a wreszcie podpisanie i wysyłka umowy pocztą bądź kurierem. Może się wydawać, że to jedyna droga do zawierania formalności, ale nie musi tak być.
Legalne i automatyczne umowy cyfrowe
Coraz więcej biznesów decyduje się na korzystanie z rozwiązań, dzięki którym podpisuje swoje umowy online, co jest całkowicie zgodne z prawem. Nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, że zawieranie umów online zostało uregulowane prawnie i obecnie umowy da się podpisywać nawet SMS-em. Taki dokument jest później ważny w sądzie i uznajego każdy urząd – wbrew temu, czego obawia się wielu przedsiębiorców. Jak to możliwe?
Dzięki przepisom umowy online można podpisywać na terenie Polski oraz Unii Europejskiej, a także w innych krajach. Na naszym rodzimym podwórku w Kodeksie cywilnym znajduje się zapis o formie dokumentowej czynności prawnych, której został poświęcony artykuł 77(2). Według niego możemy dokonywać czynności prawnej zgodnie z oświadczeniem woli złożonym w postaci dokumentu. W przypadku takiego procesu kontraktowego istotna jest możliwość ustalenia tożsamości osoby, która podpisuje umowę online, oraz definicja dokumentu, zgodnie z którą może być nim każdy nośnik pozwalający na zapoznanie się z jego treścią: wiadomości e-mail, SMS, plik tekstowy, plik PDF, arkusz kalkulacyjny, obraz, dźwięk, zapis audiowizualny.
Na terenie Unii Europejskiej od 2016 roku obowiązują postanowienia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 roku, poświęcone identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych. To tak zwane rozporządzenie eIDAS, regulujące kwestie podpisu elektronicznego. Jego celem jest wzrost wiarygodności dokumentów w obrocie elektronicznym, a także zapewnienie jak największego bezpieczeństwa transakcji dokonywanych online.
Umowy online – tnięcie kosztów, lepsza komunikacja z kontrahentami i koniec z chaosem w dokumentach
Dozwolone przez prawo zawieranie umów online cieszy się coraz większym powodzeniem wśród przedsiębiorców, ponieważ znacznie ogranicza koszty przeznaczane na zarządzanie tradycyjnymi umowami papierowymi.
Niezaprzeczalną korzyścią wynikającą z podpisywania dokumentów online stanowi ograniczenie stosowania papieru, co przekłada się na zmniejszenie kosztów firmowych. Pieniądze wydawane dotychczas na drukarki, tonery, tusze, segregatory i papier można przeznaczyć na inne cele. Ograniczenie kosztów dotyczy także czasu pracy osób, do których obowiązków należy wykonywanie powtarzalnych czynności związanych z dokumentami, takich jak tworzenie umów, czuwanie nad uzgodnieniami wewnętrznymi, negocjacje.
Korzystanie z podpisów elektronicznych i rozwiązań do generowania umów wiąże się z niepodważalnym zyskiem, czyli oszczędnością czasu. Przed istnieniem e-narzędzi przedsiębiorcy poświęcali go na spotkania z klientami, partnerami biznesowymi i współpracownikami. Praca na umowach przez internet sprawia, że dokumenty można przygotować, negocjować, poprawiać i wysyłać online – dzieje się to szybko i zazwyczaj trwa od kilku do kilkunastu minut, jeśli tylko druga strona jest akurat przy komputerze. Na takiej zasadzie działają programy do zawierania umów online, takie jak Pergamin. Zaczynasz od przygotowania umowy w elastycznym szablonie, negocjujesz umowy online za pomocą komentarzy, podpisujesz umowę SMS-em lub lub podpisem kwalifikowanym, a następnie przechowujesz je w e-Segregatorze.
Pomiędzy mniejszą liczbą papierowych dokumentów a zwiększeniem dostępnej przestrzeni w biurze można postawić znak równości. Znika potrzeba drukowania umów, faktur, notatek.
Umowy online można podpisać elektronicznie w każdym miejscu i czasie, o dowolnej porze. Jako przedsiębiorca masz do nich dostęp nieustannie. Nie musisz martwić się odległością od poczty, koniecznością szybkiego zamawiania kuriera czy czasochłonnym przekazywaniem dokumentów między wszystkimi zainteresowanymi stronami.
