Codziennie piszesz kilka, kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt służbowych maili. Większość formułek i zwrotów, których używasz, wydaje ci się oczywista i stosujesz je bez zastanowienia. Zobacz sześć najczęściej popełnianych błędów w mailach służbowych. Sprawdź, czy przypadkiem nie popełniasz któregoś z nich!
- Stosowanie powitania „Witam” na początku maila.
Czy kiedykolwiek zdarzyło ci się użyć zwrotu „Witam” w służbowej wiadomości? Użycie tego powitania w mailu świadczy o wyższości nadawcy maila nad odbiorcą. „Witam” sugeruje powitanie gościa w domu nadawcy.
Zamiast „Witam” lepiej jest użyć w służbowej wiadomości eleganckiego zwrotu „Szanowny Panie/Szanowna Pani”. To najbezpieczniejsze i najbardziej eleganckie rozwiązanie.
- Źle sformułowany temat wiadomości lub jego brak.
Temat maila służbowego zawarty w tytule wiadomości jest niezwykle istotny, ponieważ jako pierwszy informuje odbiorcę o tym kto z jaką sprawą do niego pisze. Częstym błędem jest zapominanie o tytule wiadomości. Mail bez tytułu może zostać zignorowany.
Stosowanie tytułów w mailach jest również ważne, ponieważ odbiorca może kiedyś chcieć wrócić do tej wiadomości. Nadanie odpowiedniego tytułu pomoże mu ją znaleźć w skrzynce.
- Zbyt częste używanie emotikon.
Emotikony to bardzo szeroki temat. Niektórzy uważają, że w służbowych mailach śmiało można ich używać, inni są zdecydowanymi przeciwnikami ich stosowania. Co w takim razie robić?
Używanie emotikon w większości wiadomości służbowych jest uważane za mało profesjonalne, dlatego najlepiej jest ograniczyć ich stosowanie do absolutnego minimum. Oczywiście jeśli jesteś w luźniejszej relacji ze swoim współpracownikiem lub szefem, możesz sporadycznie ich używać, ale pamiętaj – najważniejszy jest umiar!
- Nieeleganckie zakończenie wiadomości służbowej.
Jak kulturalnie zakończyć służbowego maila? Najlepiej jest użyć na końcu zwrotu: „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”. Jeśli korespondencja jest mniej oficjalna, wtedy wystarczy po prostu „Pozdrawiam”. Na końcu maila powinno pojawić się również nasze imię i nazwisko lub same inicjały.
W korespondencji służbowej niezbędny jest podpis firmowy, dane firmy (adres), adres strony internetowej, czasem niewielkie logo. Wszystkie powyższe dane zawarte są zazwyczaj w stopce. Sprawdź, czy twoja stopka je zawiera.
- Zbyt długa treść wiadomości.
Maile służbowe powinny zwięźle i konkretnie przekazywać informację. Pisanie „poematów” w mailu służbowym nie ma sensu – marnujesz swój czas, i czas twojego współpracownika, który musi poświęcić więcej czasu i uwagi na zapoznanie się z treścią wiadomości.
- Niechlujny język.
W dzisiejszych czasach piszemy dziesiątki sms-ów i wiadomości na Messengerze. Zapominamy w nich często o interpunkcji, wielkich literach, polskich znakach. W mailach służbowych jest to niedopuszczalne! Na szczęście większość programów pocztowych ma autokorektę – korzystaj z niej i ewentualne błędy zawsze poprawiaj!
Zobacz także:
